Datenschutzerklärung für Teilnehmer von Online-Sitzungen, Webinaren und Videokonferenzen

Bei der DEPRAG SCHULZ GMBH u. CO. KG (nachfolgend als DEPRAG bezeichnet) wird Ihre Privatsphäre respektiert. Alle erhobenen Daten dienen der Verbesserung unseres Angebots. Datenschutz und Datensicherheit für Kunden und Nutzer haben für die Firma DEPRAG eine hohe Priorität. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten während unserer gesamten Geschäftsprozesse ist uns daher ein besonderes Anliegen.

Diese Erklärung zum Datenschutz erläutert gemäß Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), welche Informationen bei der Teilnahme an Online-Sitzungen, Webinaren & Videokonferenzen erfasst und wie diese genutzt werden.

1. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten ist die Planung und Durchführung von Online-Sitzungen, Webinaren oder Videokonferenzen. Ihre Daten werden erhoben, um Sie als Teilnehmer/In der Sitzung zu identifizieren.

Bei Videokonferenzen und Webinaren liegt die Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO (Anbahnung oder Durchführung einer Vertragsbeziehung). Bei gesetzlicher Verpflichtung (zum Beispiel wenn die Teilnahme nachgewiesen werden muss) erfolgt die Verarbeitung auch gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO.

Eine Aufzeichnung der Sitzungen findet grundsätzlich nicht statt. Sollte dies anders sein, werden Sie vor Beginn der Sitzung hierüber informiert und nach Ihrer Einwilligung gefragt, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Zuletzt werden auch Daten aus berechtigtem Interesse verarbeitet, Art. 6 Abs. 1Buchstabe f) DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der effizienten, zeitlich und räumlich flexiblen Durchführung der jeweiligen Sitzung, der statistischen Auswertung zur Verbesserung der Qualität von DEPRAG-Produkten oder zur Missbrauchsbekämpfung sowie der Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Folgende Kategorien von Daten werden verarbeitet:

• Benutzerdaten (zum Beispiel Vor- und Nachname, Mailadresse, Passwort)
• Meeting-Daten (zum Beispiel Thema, Datum, Uhrzeit, Meeting-ID)
• Meeting-Metadaten (zum Beispiel Geräte-IDs, Informationen zur Geräte-Hardware, Art der Verbindung)
• Text-, Audio- oder Videodateien (abhängig von Ihren Eingaben im Meeting, zum Beispiel im Chat und bei der Nutzung der Kamera und des Mikrofons Ihres Endgeräts)

Zur Durchführung von Sitzungen und Webinaren wird Microsoft Teams verwendet. Die Anwendung kann teilweise über Ihren Browser oder über eine App gestartet werden. Hierzu können Sie sich registrieren oder einen Gastzugriff nutzen. Bei Webinaren können ausführlichere Angaben erforderlich sein, um dessen ordnungsgemäße Durchführung zu gewährleisten.

2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Grundsätzlich findet eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte nur statt, wenn sie vertraglich vereinbart worden ist bzw. sie für die Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn Sie vorab eingewilligt haben oder wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind. Für die Bereitstellung des Dienstes Teams und die damit verbundene Datenverarbeitung ist die Microsoft Corporation mit Sitz in Redmond, USA der Auftragsverarbeiter.

3. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln. Bitte beachten Sie jedoch:

Für Microsoft Teams gilt, dass Verarbeitung Ihrer Daten grundsätzlich innerhalb der EU erfolgt, da die Firma DEPRAG ein europäisches Rechenzentrum als Speicherort definiert hat. Sollten Daten an einen Dienstleister mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden, wird die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantien gestützt. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Microsoft finden Sie hier:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

4. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder nach den gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist.

Grundsätzlich werden die auf die virtuelle Durchführung der jeweiligen Sitzung bezogenen Daten nach dem Ende der Sitzung gelöscht. Haben Sie sich bei einem der verwendeten Dienste registriert, können hier andere Grundsätze Anwendung finden. Bei einer Einwilligung erfolgt die Löschung mit Widerruf, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen nicht entgegenstehen.

5. Sicherheitsmaßnahmen

Die Firma DEPRAG setzt umfangreiche technische und betriebliche Sicherheitsvorkehrungen ein, um Ihre bei uns verwalteten personenbezogenen Daten gegen Missbrauch, zufällige oder vorsätzliche Manipulationen oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsverfahren werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

6. Betroffenenrechte

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt die EU-Datenschutzgrundverordnung Ihnen bestimmte Rechte:

1. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO):

Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggfs. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO):

Sie haben zudem das Recht zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

4. Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO):

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z.B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer einer etwaigen Prüfung.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):

In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt werden, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.

7. Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO):

Sie haben jederzeit das Recht ihre Einwilligung zu widerrufen. Dies führt dazu, dass wir die Datenverarbeitung, die wir zuvor auf Grundlage ihrer Einwilligung vorgenommen haben, nicht weiter fortführen. Ihr Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung der Daten.

8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO):

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

9. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, entsprechend Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch einzulegen.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

DEPRAG SCHULZ GMBH u. CO. KG
Carl-Schulz-Platz 1
92224 Amberg
Deutschland

Tel: +49 (0) 9621 / 371-0
Fax +49 (0) 9621 / 317-120

E-Mail: info@deprag.de
Internet: www.deprag.de

Geschäftsführer:
Dr. Erik Hallmann / Dr.-Ing. Rolf Pfeiffer

Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen

Bastian Blank
Carl-Schulz-Platz 1
92224 Amberg
Deutschland

Tel: +49 (0) 9621 / 371-208
E-Mail: datenschutz@deprag.de